Na de theatervoorstelling VONK gingen medewerkers uit de gehandicaptenzorg met elkaar in gesprek over de toekomst van hun werk. Aan de hand van gespreksstarters deelden zij ervaringen, twijfels, wensen en ideeën. Op deze pagina lees je de inzichten, vragen en ideeën die medewerkers deelden over de rol van verwanten in de gehandicaptenzorg.
Huidige situatie: Verschillende perspectieven en behoefte aan gezamenlijke visie
Het contact met verwanten is momenteel functioneel en praktisch. Er is weinig structurele inzet van verwanten, terwijl daar wel kansen liggen. Denk bijvoorbeeld aan het meegaan naar medische afspraken, het organiseren van activiteiten of het regelen van vakanties.
Uit de gesprekken blijkt dat medewerkers vaak anders kijken naar de samenwerking met verwanten dan managers of bestuurders. Waar managers en bestuurders het betrekken van verwanten zien als een relatief eenvoudige opgave en een simpel antwoord op de tekorten in de zorg, ervaren medewerkers juist onzekerheid en zorgen. Zij zien dat deze samenwerking veel maatwerk en extra tijd vraagt. Medewerkers denken dat er extra taken op hun bord terechtkomen en maken zich zorgen over hun cliënten en over de vraag of verantwoordelijkheden wel goed belegd blijven. De uitwerking van hoe verwanten betrokken moeten worden, blijft voor medewerkers vaak te abstract en onvoldoende concreet. Dit verschil in perspectief onderstreept de noodzaak dat beide groepen samen een gedeelde visie en werkwijze ontwikkelen.
Daarnaast komt in de gesprekken regelmatig de vraag naar voren of verwanten altijd helpend zijn bij het overnemen van taken. Medewerkers zijn gewend om de zorg volledig zelf uit te voeren en hebben soms het gevoel dat zij bepaalde taken beter kunnen uitvoeren, zoals het meegaan naar de huisarts. Zij vrezen bijvoorbeeld dat overdracht extra tijd kost of dat informatie verloren gaat. Toch zien zij mogelijkheden, bijvoorbeeld door verwanten goed te instrueren over waar zij op moeten letten tijdens een doktersbezoek. In dat geval verschuift de rol van medewerkers van uitvoerend naar coördinerend. Dit vraagt om het loslaten van bepaalde denkpatronen en dat vraagt tijd én urgentie. Die urgentie wordt nog niet overal in Nederland gevoeld. Zonder urgentie blijft men vasthouden aan bestaande werkwijzen.
Randvoorwaarden: helderheid en maatwerk
Uit de gesprekken blijkt dat de eerste contacten met verwanten er vaak wel zijn, maar dat er behoefte is aan verdieping om tot een echte samenwerking te komen. Medewerkers benoemen hiervoor een aantal voorwaarden.
Ten eerste moet duidelijk zijn bij wie welke verantwoordelijkheden liggen. Dit moet organisatiebreed helder zijn en vastgelegd worden in beleid dat tot stand komt in gesprek met medewerkers. Door hun professionele rol, opleiding en jarenlange werkwijze voelen medewerkers zich nog altijd hoofdverantwoordelijk. Vanuit deze positie hebben zij behoefte aan helderheid over wie eindverantwoordelijk is wanneer taken worden gedeeld of overgedragen worden aan verwanten. Zonder helderheid zullen zij minder snel geneigd zijn deze stap te zetten. Daarnaast bestaan er zorgen en onduidelijkheden over welke persoonlijke informatie over andere cliënten gedeeld mag worden met verwanten. Ook hier kunnen kaders vanuit de organisatie helpend zijn.
Ten tweede is maatwerk belangrijk in de samenwerking met verwanten. De mate van betrokkenheid van verwanten verschilt sterk per doelgroep en leeftijd. Ouders worden ouder en broers en zussen nemen niet vanzelfsprekend taken over. Sommige ouders komen wekelijks langs en voeren fijne gesprekken, maar nemen weinig initiatief in het organiseren van gezamenlijke activiteiten. Het contact met verwanten is vaak lastiger bij cliënten die alleen dagbesteding krijgen omdat medewerkers de verwanten dan vaak minder spreken of zien.
In enkele situaties speelt een lastige of zelfs negatieve dynamiek binnen het netwerk van verwanten. dit legt extra druk op medewerkers en teams. Medewerkers kunnen zich (lichamelijk) angstig voelen, bijvoorbeeld door de problematische geschiedenis van verwanten of de sterke mening over de zorg van verwanten. Ook de kwetsbaarheid van cliënten maakt teams soms voorzichtig in het betrekken van verwanten bij zorgtaken. Het komt ook wel voor dat cliënten zelf geen behoefte hebben aan hulp van hun verwanten. In sommige gevallen is samenwerking met verwanten simpelweg niet mogelijk omdat zij daartoe niet in staat zijn. Daarom moet er per cliënt en situatie worden gekeken hoe verwanten kunnen worden betrokken. Dit kan standaard worden opgenomen als onderdeel bij de intake maar ook bij jaarlijkse gesprekken met de verwanten.
Een andere voorwaarde is dat de vraag aan verwanten concreet en afgebakend is. Verwanten blijken vaker bereid om te helpen wanneer de vraag duidelijk gesteld wordt, in plaats van wanneer verwachtingen niet helder zijn. Medewerkers zijn soms terughoudend om hulp te vragen, uit angst om verwanten te belasten. Er worden nog veel aannames gedaan over wat de verwant wel of niet kan of wil. De beweging naar meer samenwerking vraagt daarom niet alleen iets van verwanten, maar ook van zorgprofessionals en de organisaties. Woorden als ‘lef’ en ‘durf’ worden in deze context vaak gebruikt. Een behulpzaam werk en kijkwijze die ter sprake kwam is de taken die er liggen bekijken en een onderscheid maken tussen zorgtaken, zoals medicatie toedienen en hulptaken, zoals bijvoorbeeld koken. Medewerkers kunnen vaak het beste de eerste categorie oppakken en verwanten (en vrijwilligers) de tweede, in de hoop dat dit medewerkers meer ruimte biedt voor zorgtaken.
Toekomstvisie: samenwerking en vertrouwen
De toekomstvisie die uit de gesprekken naar voren komt, is een samenwerking waarin verwanten zich welkom voelen en daadwerkelijk meedoen. Een gemeenschap waarin vanaf de intake helder is wat ieders rol en verwachting is, waarin vertrouwen kan groeien en waarin de vraag “Kunnen we het samen doen?” vanzelfsprekend wordt.
In deze toekomst zijn de netwerken van alle bewoners in beeld. Verwanten worden niet alleen betrokken bij hun eigen naaste, maar kunnen, als ze dat willen, ook bijdragen aan activiteiten voor andere bewoners. Ze helpen bij praktische taken zoals schoonmaken, kleding kopen, koken of het organiseren van gezamenlijke momenten, zoals een nieuwjaarsreceptie. Hierdoor krijgen medewerkers meer ruimte om specialistische zorg te verlenen. Teams dromen van een situatie waarin verwanten wekelijks deelnemen aan activiteiten als dat passend is.
Een andere wens van medewerkers is dat de samenwerking met verwanten een vaste plek krijgt in teamoverleggen. Bestaande hulpmiddelen, zoals Familienet, worden beter benut om hulpvragen te delen en contact te versterken. Daarnaast is aandacht voor het bredere netwerk ook waardevol. Niet alleen ouders, maar ook broers, zussen, neven en nichten kunnen een rol spelen. Door verder te kijken dan de bekende contactpersoon ontstaan nieuwe mogelijkheden. Organisaties willen bovendien beter zicht krijgen op de kwaliteiten van verwanten, zodat deze passend ingezet kunnen worden. Zo is de een goed in klussen, de ander kan prachtig muziek maken terwijl weer een ander uitblinkt in administratieve taken.
Uit de gesprekken blijkt verder dat er in de praktijk veel overlap is tussen (de weg naar) samenwerking met verwanten of vrijwilligers wanneer hun hulp wordt gevraagd. Dit komt onder andere omdat verwanten niet altijd kunnen helpen of op grote afstand wonen. Wanneer verwanten zich als vrijwilligers inzetten, ontstaat wel de vraag in hoeverre zij aan dezelfde eisen moeten voldoen als vrijwilligers, zoals het aanvragen van een VOG.
Geleerde lessen uit de praktijk
Bij sommige teams is de verandering naar meer samenwerking met verwanten al in gang gezet. Hun ervaringen leveren waardevolle lessen op voor de hele sector. Het uitwisselen van ervaringen tijdens de expositiesessies van VONK, waarbij gespreksbegeleiders van verschillende organisaties aansloten, werd als waardevol ervaren. Er is duidelijk behoefte aan meer uitwisseling over alle thema’s. Het thema verwanten is daarin geen uitzondering.
Creativiteit en het zetten van kleine stappen zijn essentieel om samenwerking op gang te brengen. Ook is het belangrijk om het betrekken van verwanten niet te zien als een doel op zich. Het betrekken van verwanten gaat om een cultuurverandering binnen organisaties waarin medewerkers een meer coördinerende rol aannemen.
Door op een laagdrempelige manier in gesprek te gaan over de kwaliteiten en interesses van verwanten, bijvoorbeeld tijdens een lunch of borrel, wordt het makkelijker om hen te betrekken bij taken die bij hen passen. Dit vraagt lef van medewerkers: het durven voeren van het gesprek en het stellen van de vraag waar iemand aan zou willen of kunnen bijdragen. Laagdrempelige ontmoetingen en gezamenlijke activiteiten dragen ook bij aan het bouwen en bestendigen van samenwerkingsrelaties. Contactmomenten, zoals samen een kerstviering organiseren of de tuin aanpakken, versterken zowel de onderlinge samenwerking en het vertrouwen.
Waardering speelt ook een grote rol in het vergroten van het verantwoordelijkheidsgevoel bij verwanten. Verwanten willen gezien en gewaardeerd worden voor hun inzet, dit geldt overigens ook voor vrijwilligers. Wanneer zij ervaren dat hun bijdrage ertoe doet, groeit de bereidheid om betrokken te blijven. Dit kan bijvoorbeeld door zichtbaar te maken wat zij doen en wat dit betekent voor cliënten en medewerkers. Ook kunnen goede ervaringen en mooie praktijkvoorbeelden op locatie- of organisatieniveau breed worden gedeeld. Om verwanten en vrijwilligers op deze manier te binden, is een goede communicatieafdeling nodig.
In de gesprekken wordt benadrukt dat een visie waardevoller is dan los beleid. Beleid voor verwanten is niet in elke situatie toepasbaar omdat er altijd sprake is van maatwerk. Een visie die is ingebed in de dagelijkse werkwijze biedt meer houvast dan regels die losstaan van de dagelijkse praktijk. Vooral een visie die gericht is op relatiebeheer werkt: niet primair focussen op het overdragen van taken, maar op het opbouwen van een duurzame relatie tussen verwant, cliënt en zorgprofessional, waar dat passend is.
Verder komt naar voren dat de mate waarin verwanten worden betrokken vaak afhankelijk is van individuele medewerkers en hun insteek in het werk. Sommige clustermanagers zetten sterk in op het betrekken van verwanten en organiseren allerlei initiatieven. Maar zodra deze medewerker vertrekt, stopt deze werkwijze vaak direct. Dit onderstreept de noodzaak van een organisatiebrede visie die niet leunt op enkele enthousiaste individuen, maar een visie die deze belangrijke onderdelen bij teams belegt.
Eigenschappen en partijen
Tijdens de gesprekken met medewerkers werd duidelijk dat het versterken van de samenwerking met verwanten vraagt om inzet van verschillende betrokken partijen. Wat wordt verwacht van de betrokken partijen? Je vindt hieronder een lijst met de belangrijkste genoemde partijen en de belangrijkste eigenschap waarover zij moeten beschikken.
Team: ideeën bedenken
Van het team wordt verwacht dat het nieuwe ideeën blijft aandragen over hoe verwanten kunnen meehelpen en beter betrokken kunnen worden.
Jezelf: lef tonen
Van medewerkers wordt verwacht dat zij lef tonen en het gesprek met verwanten aangaan over ondersteuning bij (zorg)taken.
Verwanten: urgentie inzien
Van verwanten wordt verwacht dat zij de urgentie van hun rol inzien en erkennen dat hun inzet nodig is om de toekomst vorm te geven.
Organisatie: procesondersteuning
Van de organisatie wordt verwacht dat zij dit proces goed ondersteunt, zodat voor iedereen duidelijk is waar ze op kunnen rekenen.
Van gesprek naar Actie
Na de theatervoorstelling zijn medewerkers met behulp van de gesprekstarter met elkaar in gesprek gegaan. Ze deelden hun ervaringen, zorgen en ideeën en bogen zich samen over de vraag: wat is er nodig voor de toekomst? Uit deze gesprekken zijn niet alleen inzichten gekomen, maar ook acties geformuleerd die richting geven aan waar ze naartoe willen. Hieronder lees je de belangrijkste acties en vonkjes rondom de thema’s technologie, verwanten en gemeenschap.
Overige acties die uit de gespreksstarter kwamen:
- We gaan vanaf nu de kerstkaarten versturen samen met verwanten.
- Verwanten vragen om hun eigen netwerk meer te gaan betrekken.
- We gaan een training driehoekskunde
- Ruimte bieden aan verwanten om elkaar te leren kennen en hen dingen te laten organiseren met elkaar.
- Op basis van een model met de cliënten samen in kaart brengen wie allemaal de verwanten zijn naast de ouders en waar deze bij aan mogen sluiten (bijv. De jaarlijkse bbq).
- In gesprek gaan met verwanten over de vermindering van de kwaliteit van zorg, daar samen bij stil staan.
- Kortere lijntjes met verwanten faciliteren, bijvoorbeeld met een app waarmee het makkelijker snel communiceren
- We gaan op zoek naar een manier waarop we gemakkelijk en in lijn met AVG foto’s kunnen delen met verwanten zodat ze zich meer betrokken voelen.
- Een gesprek over het recht op zorg organiseren voor verwanten om hier samen over in gesprek te gaan.
- Aandacht besteden aan hoe de verwachtingen helder te bespreken tijdens de intake van cliënten.
- Vragen aan ouders naar hun behoefte van contact met begeleiders en het meedoen/helpen op de groep.
- Brainstormsessie organiseren waarin we kritisch gaan kijken naar wat we doen en wat we hiervan over kunnen dragen.
- We willen vragen binnen de groep verwanten wie ‘ambassadeurs’ willen worden om zo een positieve draai richting de toekomst te maken en meer verwanten aan te haken.
- Tijdens elk teamvergaderingen even stil staan bij de succeservaringen met verwanten en de stappen die we daarin zetten.
- Een cursus volgen over wat werkt voor familieleden en dit op de juiste manier in kaart brengen.
Acties die kunnen gaan over zowel verwanten als vrijwilligers
- Meer informele contact momenten organiseren, zoals een laagdrempelige lunch of wandelclub.
- We willen de kwaliteiten van verwanten/vrijwilligers meer benutten, zoals iemands mogelijkheid om muziek te komen spelen.
- We gaan een ‘klus appgroep’ inrichten waarop we klussen kunnen zetten, die verwanten/vrijwilligers die daar ruimte voor hebben, kunnen oppakken.
- Zaken over verwanten/vrijwilligers als onderwerp cyclisch terug laten keren en bespreken tijdens teamvergaderingen.
- We gaan schoonmaak/mooimaak dagen voor de woningen organiseren samen met verwanten/vrijwilligers.
- Ruimte geven om te experimenteren samen met verwanten/vrijwilligers wat werkt, nieuwe dingen durven te doen. Om dit daarna te evalueren met elkaar.
- We gaan samen met verwanten/vrijwilligers brainstormen over de aankleding en onderhoud van de tuin.
- We gaan de verwanten/vrijwilligers een keer uitnodigen voor een teamvergadering.
