StAG | Stichting Arbeidsmarkt Gehandicaptenzorg

Ga naar hoofdmenu / zoekveld.

  1. Home 
  2. ESF 
  3. Aandachtspunten en aanwijzingen bij invullen formulieren ESF-aanvraag 2011

Aandachtspunen en aanwijzingen bij invullen formulieren ESF-aanvraag 2011

Inleiding

Hieronder treft u voor het aanvraagformulier A en de drie bijlagen (B, C en D) de nodige informatie en aanwijzingen. Deze kunt u gebruiken in aanvulling op de door het Agentschap SZW (AGSZW) gepubliceerde handleiding bij het e-formulier, die u kunt downloaden vanaf deze website.

Daaraan vooraf graag uw aandacht voor de volgende aandachtspunten:
Wanneer u een ESF-subsidieaanvraag opstelt, houdt dan rekening met het volgende:

  1. De verantwoordelijkheid voor de ingediende documenten en aangereikte informatie ligt volledig bij de uitvoerende instelling.
  2. Wanneer u besloten heeft een aanvraag te doen, zorg er dan voor dat eerst de overeenkomst met de StAG (in tweevoud) wordt ondertekend en verzonden. Geen overeenkomst betekent dat de StAG geen aanvraag voor u kan indienen.
  3. Dateer altijd het aanvraagformulier en de bijlagen; daarmee wordt verwarring voorkomen indien tijdens de verdere procedure een nieuwe of aangepaste versie van formulier en bijlagen zou moeten worden gemaakt.
  4. Probeer niet de werking van de formats van de bijlagen die door het AGSZW zijn ontwikkeld, te wijzigen. Het "kraken" van de beveiligingen kan er toe leiden dat het digitaal verzenden wordt bemoeilijkt doordat "(virus)scanners" formulieren niet doorlaten.
  5. Maak geen pdf's van de bijlagen; pdf's kunnen niet digitaal bij het Agentschap SZW worden ingevoerd.

A. Het aanvraagformulier

Onderdeel 1 (Soort Aanvraag)

  • Hier wordt een meer gedetailleerde omschrijving gevraagd dan voorheen. Er staat nu:
    Geef een korte beschrijving van de doelstellingen van het project. Vermeld daarbij in ieder geval kort wat de aanleiding van het project is (knelpunten in de sector), wat het project hieraan beoogt te doen, de doelstelling ervan en voor wie het project bedoeld is (max. 2048 posities).
    Wij verzoeken u uw beschrijving van de projectinhoud op bovenstaande punten te screenen en waar nodig aan te passen.

Onderdeel 2 (Directe activiteiten, deelnemers en begroting)

  • Er is hier een toelichting bijgevoegd. De toelichting luidt: Let op: de begroting en het aantal deelnames per activiteit dient overeen te komen met de verplichte bijlagen. Aangezien werknemers (unieke deelnemers) aan meerdere ESF activiteiten deelnemen, is het mogelijk dat u bij deze vraag op een hoger aantal deelnames uitkomt dan bij vraag drie (waar het om de unieke deelnemers gaat).
    Het AGSZW vraagt hier dus nu om de juiste aantallen deelnemers voor de verschillende onderdelen in te vullen, ook als er sprake is van dubbeltelling.

Onderdeel 3 (Deelnemersinformatie)

  • Ten overvloede wordt hier vermeld dat het hier gaat om het aantal unieke deelnemers:

Onderdeel 4 (indirecte activiteiten en begroting)

  • Hier kan men nu zowel 'administratie', 'projectleiding/coördinatie', 'exploitatie' en 'overig indirect' invullen (voorheen was dat enkel administratie, coördinatie en overige kosten).
  • Tevens is door het AGSZW de zinsnede toegevoegd "alsmede degene die dit (gaan) uitvoeren".
    De post 'exploitatie' is hier dus expliciet gemaakt en gescheiden van de post 'overig indirect'.
    U dient hier nu tevens aan te geven wie deze indirecte activiteiten gaan uitvoeren.

Onderdeel 5 (Afrondende activiteiten en begroting):

  • Hier kan men naast de kosten van 'administratie' en 'projectleiding/coördinatie' nu ook de 'exploitatie' kosten invullen en beschrijven.
  • Tevens is door het AGSZW de zinsnede toegevoegd "alsmede degene die dit (gaan) uitvoeren".
    De post 'overige kosten' is hier komen te vervallen en vervangen door de post 'exploitatie'.
    U dient hier nu tevens aan te geven wie deze afrondende activiteiten gaan uitvoeren.

Onderdeel 8 (activiteiten, overige gegevens)

  • Hier is een uitleg toegevoegd, over dat het aantal deelnemers dat hier wordt ingevoerd niet overeen hoeft te komen met het aantal deelnemers bij onderdeel 3.
    Het betreft hier dus geen invulwijziging maar een door het AGSZW toegevoegde aanvullende toelichting.

Overige aanwijzingen

Onderdeel 1: (Soort Aanvraag)

  • Als startdatum van een project kunt u kiezen voor 1 februari 2011, tegelijk met de eerst mogelijke indieningsdatum. Echter ingeval het AGSZW de aanvraag nog niet als volledig beschouwt en aanvullende informatie wenst, dan zijn de kosten vanaf 1 februari tot datum volledig zijn, niet subsidiabel, omdat alleen de kosten na datum indiening (bij het AGSZW) van de volledige aanvraag subsidiabel zijn. Om die reden is te overwegen om later dan 1 februari 2011 te starten met de uitvoering van het project; dan kan uiterlijk tot 8 maanden na datum compleetmelding door Agentschap SZW.
  • Verklaring cofinanciering: u moet in archief de op briefpapier van uw instelling opgestelde en ondertekende co-financieringsverklaring bewaren en beschikbaar houden voor controle door AGSZW. Het model voor de verklaring cofinanciering (word, 29 kB) kunt u downloaden. Stuur wel een afschrift van de co-financieringsverklaring mee met de papieren versie van de aanvraag naar de StAG.

B. De bijlage Excelformulier activiteiten en begroting

In deze bijlage moeten de CREBO-nummers van opleidingen worden vermeld. Indien sprake is van een opleiding met een CREBO-nummer dan bij het invullen van het formulier niet volstaan met de vermelding CREBO-erkend, maar ook het CREBO-nummer zelf invullen.
Ook moet het niveau van de opleiding worden aangegeven.
Voorts moeten de aantallen deelnemers en bedragen tot in detail aansluiten bij het Aanvraagformulier 2011.

Overige aanwijzingen

Tabblad 'Omschrijving van de directe activiteiten':
CREBO-codes zijn unieke cijferaanduidingen van het Centraal Register Beroepsopleidingen. Op de website www.cfi.nl vindt u meer informatie over opleidingen die een CREBO nummer hebben en de opleidingsinstituten die opleidingen met een CREBO-nummer verzorgen. U hebt een substantieel aantal opleidingen gekwalificeerd als opleidingen met een CREBO-nummer. Wij verzoeken u het CREBO nummer van de opleiding bij de omschrijving te vermelden.

Tabblad 'Exploitatiekosten'
Het AGSZW wenst een q x p onderbouwing van de exploitatiekosten. Wij verzoeken u deze rekenkundige en tekstuele onderbouwing te geven en deze toe te lichten bij 'Eventuele toelichting'.

Tabblad 'Kosten indirecte activiteiten'
Hier moet u de kosten van de StAG opnemen tijdens en na afloop van het project. Zie de specificatie elders onder "Kosten StAG.

Advies is om ook de kosten voor het opstellen en indienen van een aanvraag "Erkenning opleiding" bij het AGSZW op te nemen (o.b.v. uren maal intern tarief per opleiding). Wellicht zijn deze kosten subsidiabel. Opvoeren onder de post 'overig' bij de uitvoerder.

Overige aanwijzingen

Het AGSZW verwacht dat u ten minste de volgende onderwerpen in uw AO/IC opneemt

  • Een beschrijving van uw projectorganisatie (wie is waarvoor verantwoordelijk, wie levert op welk tijdstip welke gegevens aan, wie verzorgt de centrale administratie, wie zijn tekenbevoegd);
  • De deelnemersadministratie (o.a. wie verzorgt deze, wat staat er in, de herkomst van de brondocumenten en routing daarvan);
  • De financiële administratie met daarin aandacht voor o.a.:
    - wie verzorgt deze en wat staat er in, routing van stukken
    - functiescheiding (o.a. bij factuurcontrole)
    - inkoop-/aanbestedingsprocedure scholing en EVC (en dossiervorming)
    - inkoop-/aanbestedingsprocedure externe ondersteuning (en dossiervorming)
    - functiescheiding m.b.t. de aanbestedingsprocedure.
  • De sluitende dan wel integrale urenregistratie (direct en indirect personeel) met daarin tevens aandacht voor:
    - wie verzorgt deze en wat staat er in, routing van stukken
    - de functiescheiding en tijdigheid van ondertekening;
    - de berekening uurtarieven;
    - de berekening van het aantal werkbare uren;
    - Eventuele inkomsten.
  • De wijze van financiering;
  • De wijze waarop de prestaties worden vastgelegd (diploma's, certificaten, EVC rapportages);
  • De wijze waarop aan de publiciteitseisen voldaan zal worden;
  • De bewaarplicht van originelen en de waarborging hiervan tot en met 2020.

Wij adviseren u van uw AO/IC een beschrijvend document te maken waarin bovenstaande onderwerpen uitgebreid aan de orde komen. Wij verwijzen u in dit kader tevens naar hoofdstuk 2, 3 en 4 van de Handleiding Projectadministratie.

De eerdere voorwaarde dat de AO/IC gepaard moet gaan met een beoordeling door de accountant is vervallen. Houdt u er wel rekening dat de AO/IC wordt getoetst tijdens een controlebezoek van het AGSZW ingeval uw aanvraag wordt gehonoreerd.

NB.

  • Vaak worden bij een aantal BBL-opleidingen relatief hoge kosten genoemd. Dit is dan doorgaans contractonderwijs omdat de kosten de wettelijke bedragen overtreffen. Wellicht ten overvloede: dan moeten deze BBL-opleidingen ook worden aanbesteed (zie de HPA). Tevens dient u er rekening mee te houden dat deze kosten worden toegerekend naar de projectperiode waarvoor u aanvraagt;
  • Het begeleiden van stagiaires is niet subsidiabel, zie definitie ''werkende'' in de ESF-regelgeving;
  • Let op dat u de kosten van de ROC's en/of meerjarige opleidingen goed toerekent naar de projectperiode en dat u borgt dat u de certificaten of diploma's van deze organisaties voor de deelnemers tijdig ontvangt. Dit in geval deelnemers deelnemen aan de reguliere BBL-trajecten (in de reguliere schoolperiodes);
  • Geef aan hoe samenloop/dubbeltellingen met andere lopende ESF-aanvragen (indien van toepassing) binnen uw organisatie wordt voorkomen;

 

terug naar boven

Stichting Arbeidsmarkt Gehandicaptenzorg | Lange Voorhout 9-13 | 2514 EA Den Haag | T: (070) 376 57 29 | E: stag@caop.nl